Wie erfasse und kategorisiere ich Ausgaben?

Damit dein Gewinn stimmt, gehören nicht nur deine Einnahmen in Flow Accounting, sondern auch deine Ausgaben. Als Beleg erfasst du jede Eingangsrechnung deiner Lieferanten und ordnest sie einer Kostenkategorie zu.

Ausgabe erfassen

Öffne links den Bereich Belege und klicke auf Neuer Beleg. Du landest auf dem Formular "Neuer Beleg".

1. Lieferant: Suche im Feld nach einem bestehenden Lieferanten oder lege ihn direkt neu an.
2. Belegdatum und Bezahldatum: Das Belegdatum ist das Datum der Eingangsrechnung. Das Bezahldatum trägst du ein, sobald du bezahlt hast. Es ist wichtig für die Einnahmenüberschussrechnung, die nach Zahlungsfluss rechnet.
3. Betreff und Lieferanten-Rechnungsnummer: Damit findest du den Beleg später leichter wieder.

Beträge und Vorsteuer

Im Block Beträge trägst du den Bruttobetrag ein, also den Betrag inklusive Umsatzsteuer. Über den Vorsteuer-Modus legst du fest, ob du den vollen Vorsteuerabzug nutzt. Flow Accounting rechnet dir aus dem Bruttobetrag und dem USt-Satz automatisch Nettobetrag und Vorsteuer aus.

Kategorie, Status und Beleg-Datei

Im Block Klassifizierung ordnest du die Ausgabe einer Kostenkategorie zu und setzt den Status, zum Beispiel Ausstehend oder Bezahlt. Unter Beleg-Datei hochladen hängst du das PDF oder Foto der Rechnung an, maximal 10 MB. Mit Beleg erfassen speicherst du alles.

Alle erfassten Ausgaben findest du in der Belegliste.

Kostenkategorien pflegen

Deine Kategorien verwaltest du unter Belege, dann Kostenkategorien. Lege dir dort passende Kategorien an, zum Beispiel Büro, Software oder Reisekosten. Eine saubere Kategorisierung macht später deine Berichte aussagekräftig.

Stolpersteine

• Brutto statt Netto: Trage im Feld Bruttobetrag den Betrag inklusive Steuer ein. Die Software rechnet Netto und Vorsteuer selbst aus.
• Bezahldatum vergessen: Ohne Bezahldatum taucht die Ausgabe in der Einnahmenüberschussrechnung nicht im richtigen Zeitraum auf, weil diese nach Zahlung rechnet.
• Beleg fehlt: Ohne angehängte Beleg-Datei fehlt dir später der Nachweis. Hänge die Rechnung möglichst gleich beim Erfassen an.