Wie erstelle ich ein Angebot und wandle es in eine Rechnung um?

Bevor du eine Rechnung schreibst, schickst du deinem Kunden oft erst ein Angebot. In Flow Accounting erstellst du Angebote genauso komfortabel wie Rechnungen und wandelst ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um.

Angebot erstellen

Öffne links den Bereich Angebote und klicke auf Neues Angebot. Das Formular ist genauso aufgebaut wie das Rechnungsformular.

1. Wähle den Kunden aus oder lege ihn über Neu anlegen direkt an.
2. Die Angebotsnummer wird automatisch aus deinem Angebots-Nummernkreis vergeben.
3. Lege das Gültig bis Datum fest. Bis zu diesem Tag kann der Kunde das Angebot annehmen. Standardmäßig setzt Flow Accounting hier deine hinterlegte Gültigkeitsdauer.
4. Trage die Positionen mit Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz ein.
5. Ergänze bei Bedarf Grußtext und Schlusstext und speichere mit Angebot erstellen.

Angebot versenden und nachverfolgen

Nach dem Speichern öffnest du das Angebot in der Detailansicht. Oben siehst du den Status, zum Beispiel Versendet, sowie die Buttons zum Versenden und zum Download.

Über die Reiter Übersicht, Annahme/Audit, Optionen und Notizen verwaltest du das Angebot. Im Reiter Annahme siehst du, ob der Kunde bereits zugesagt hat. Der Kunde kann das Angebot über einen Link ansehen und online annehmen.

In eine Rechnung umwandeln

Sobald der Kunde zugesagt hat, wandelst du das Angebot direkt in eine Rechnung um. Nutze dazu die Umwandeln-Aktion in der Angebotsansicht. Flow Accounting übernimmt automatisch alle Positionen, den Kunden und die Texte in eine neue Rechnung. Du musst nur noch das Rechnungs- und Fälligkeitsdatum prüfen und die Rechnung erstellen.

So sparst du dir das doppelte Erfassen der Positionen und stellst sicher, dass Angebot und Rechnung inhaltlich zusammenpassen.

Stolpersteine

• Abgelaufenes Angebot: Ist das "Gültig bis" Datum überschritten, wirkt das Angebot für den Kunden nicht mehr verbindlich. Setze bei Bedarf ein neues Datum oder erstelle eine Kopie.
• Änderungen nach der Umwandlung: Wenn du nach der Umwandlung noch etwas an den Positionen änderst, ändere es in der Rechnung, nicht im ursprünglichen Angebot. Das Angebot bleibt als Nachweis unverändert.
• Angebotsnummer und Rechnungsnummer: Beide haben einen eigenen Nummernkreis. Wundere dich nicht, dass die Rechnung eine andere Nummer bekommt als das Angebot.