Wie erstelle ich eine Gutschrift oder Stornorechnung?

Manchmal musst du eine Rechnung ganz oder teilweise zurückerstatten, zum Beispiel bei einer Reklamation oder einem Fehler. Dafür gibt es in Flow Accounting die Gutschrift. Eine bereits verbuchte Rechnung wird nie einfach gelöscht, sondern durch eine Gutschrift ausgeglichen. So bleibt deine Nummerierung lückenlos und nachvollziehbar.

Gutschrift erstellen

Öffne im Bereich Rechnungen den Punkt Gutschriften und klicke auf Neue Gutschrift. Das Formular gleicht dem Rechnungsformular.

1. Wähle den Kunden aus, der die Gutschrift erhält.
2. Die Gutschriftnummer wird bei der Ausstellung automatisch aus deinem Gutschrift-Nummernkreis vergeben.
3. Setze das Gutschriftsdatum.
4. Trage unter Positionen ein, was du gutschreibst. Bei einer Teilgutschrift erfasst du nur den betroffenen Betrag, bei einer Vollgutschrift die kompletten Positionen der ursprünglichen Rechnung.
5. Mit Gutschrift erstellen speicherst du den Beleg.

Storno und Teilgutschrift

Eine Vollgutschrift storniert wirtschaftlich die gesamte Rechnung, der offene Betrag wird auf null gesetzt. Eine Teilgutschrift erstattet nur einen Teil, der Rest der Rechnung bleibt bestehen. In beiden Fällen entsteht ein eigener Beleg mit eigener Nummer, den du dem Kunden als PDF schicken kannst.

In der Detailansicht siehst du die fertige Gutschrift mit allen Positionen und dem Empfänger.

Gutschrift als E-Rechnung

Standardmäßig wird eine Gutschrift als klassisches PDF erstellt. Wenn du in den Einstellungen die Option Gutschriften ebenfalls als E-Rechnung senden aktivierst, versendet Flow Accounting die Gutschrift im gleichen Format wie deine Rechnungen, also ZUGFeRD oder XRechnung. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Stolpersteine

• Rechnung nicht löschen: Lösche eine bereits ausgestellte Rechnung nicht, um einen Fehler zu korrigieren. Nutze immer eine Gutschrift, sonst reißt deine Nummerierung.
• Falscher Betrag: Achte darauf, ob du eine Voll- oder Teilgutschrift brauchst. Bei einer Teilgutschrift darf nur der tatsächlich erstattete Betrag drinstehen.
• Steuersatz übernehmen: Verwende in der Gutschrift denselben Steuersatz wie in der Originalrechnung, damit die Umsatzsteuer sauber ausgeglichen wird.