Wie richte ich wiederkehrende Rechnungen ein?

Wenn du regelmäßig die gleiche Leistung abrechnest, zum Beispiel eine monatliche Wartung oder ein Abo, musst du die Rechnung nicht jedes Mal von Hand schreiben. Flow Accounting erstellt wiederkehrende Rechnungen automatisch aus einer Vorlage.

Vorlage anlegen

Öffne im Bereich Rechnungen den Punkt Wiederkehrende und klicke auf Neue Vorlage. Du landest auf dem Formular "Neue wiederkehrende Rechnung".

1. Wähle den Kunden aus.
2. Lege das Intervall und die Einheit fest. Ein Intervall von 1 und die Einheit Monat bedeutet, dass jeden Monat eine Rechnung entsteht. Du kannst genauso Wochen oder Jahre wählen.
3. Setze das Startdatum und optional ein Enddatum. Ohne Enddatum läuft die Vorlage unbegrenzt weiter.
4. Trage die Positionen ein, die jede Rechnung enthalten soll.

Versand und Zahlungsart

Im Block Versand-Optionen entscheidest du, ob die erzeugte Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden gehen soll. Aktivierst du Rechnung automatisch per E-Mail versenden, wird jede neue Rechnung sofort verschickt und erhält den Status Versendet. Lässt du die Option aus, entsteht die Rechnung als Entwurf und du versendest sie manuell.

Darunter wählst du die Zahlungsart, zum Beispiel Banküberweisung. Mit Vorlage erstellen speicherst du die Vorlage.

Überblick behalten

Alle aktiven Vorlagen findest du in der Liste der wiederkehrenden Rechnungen. Dort siehst du je Vorlage, wann die nächste Rechnung erzeugt wird und ob sie noch aktiv ist.

Flow Accounting erzeugt die Rechnungen automatisch im Hintergrund, sobald der nächste Termin erreicht ist. Du musst also nichts weiter tun.

Stolpersteine

• Startdatum in der Vergangenheit: Setzt du das Startdatum weit in die Vergangenheit, kann das je nach Intervall zu mehreren Rechnungen führen. Wähle das Startdatum bewusst.
• Automatischer Versand: Ist der automatische Versand aktiv, geht die Rechnung ohne weitere Rückfrage raus. Prüfe die Positionen und die E-Mail-Adresse des Kunden, bevor du die Vorlage aktivierst.
• Vorlage pausieren: Willst du eine Reihe vorübergehend stoppen, setze die Vorlage inaktiv, statt sie zu löschen. So bleiben die bereits erzeugten Rechnungen erhalten.