Wie stelle ich XRechnung/ZUGFeRD und meinen Rechnungsnummern-Kreis ein?

In den Einstellungen von Flow Accounting legst du fest, in welchem Format deine E-Rechnungen erzeugt werden und wie deine Rechnungsnummern aussehen. Beides erreichst du über die Einstellungen deines Teams im Bereich Flow Accounting.

E-Rechnung: PDF, ZUGFeRD oder XRechnung

Im Block E-Rechnungseinstellungen wählst du das Standard-Format für deine Belege:

• Klassisches PDF: Die gewohnte PDF-Rechnung.
• ZUGFeRD 2.x: Ein PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Für den Menschen sichtbar wie ein PDF, für Software maschinenlesbar.
• XRechnung 3.x: Das reine XML-Format nach dem Standard EN 16931, das öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen.

Die Adressdaten für die E-Rechnung zieht Flow Accounting automatisch aus deinen Firmendaten. Achte also darauf, dass deine Firmenanschrift und Steuernummern dort vollständig gepflegt sind. Pro Rechnung kannst du das Format beim Erstellen noch abweichend wählen.

Optional aktivierst du hier auch, dass Gutschriften ebenfalls als E-Rechnung versendet werden. Diese Option ist standardmäßig aus.

Rechnungsnummern-Kreis einstellen

Im Block zum Rechnungsnummern-Kreis steuerst du, wie deine Nummern aufgebaut sind:

1. Präfix: Ein fester Text vor der Nummer, zum Beispiel RE-.
2. Nächste Nummer: Die Zahl, mit der es weitergeht.
3. Format: Wird hinter das Präfix gesetzt. Als Platzhalter stehen dir zur Verfügung: {counter} für die fortlaufende Nummer (Pflicht) sowie {YYYY}, {YY}, {MM} und {DD} für das Datum.
4. Zähler-Reset: Legt fest, ob der Zähler jährlich oder monatlich neu bei 1 beginnt. Der Reset ist nur aktiv, wenn dein Format {YYYY} oder {MM} enthält.

Ein Format wie {YYYY}-{counter} mit Präfix RE- ergibt zum Beispiel RE-2026-00001. Unter dem Formular siehst du direkt eine Vorschau der nächsten Rechnungsnummer.

Eigene Nummernkreise gibt es nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Gutschriften, Angebote und Kundennummern. Sie funktionieren alle nach demselben Prinzip.

Stolpersteine

• {counter} vergessen: Der Platzhalter {counter} ist Pflicht. Ohne ihn kann keine eindeutige Nummer erzeugt werden.
• Reset ohne Datumsplatzhalter: Der jährliche oder monatliche Reset greift nur, wenn dein Format auch {YYYY} oder {MM} enthält. Sonst läuft der Zähler einfach weiter.
• Firmendaten unvollständig: Für ZUGFeRD und XRechnung braucht es vollständige Firmendaten. Fehlt etwas, kann die E-Rechnung ungültig sein. Pflege deine Firmendaten, bevor du auf ein E-Rechnungsformat umstellst.