Wie lege ich Dateien direkt an Kontakten oder Projekten im CRM ab?

Viele Dateien gehören direkt zu einem Kontakt oder einem Projekt, etwa ein Vertrag, ein Angebot oder ein Besprechungsprotokoll. Solche Dateien legst du am besten direkt in FlowCRM ab. Sie erscheinen dann automatisch im gemeinsamen FlowDrive.

Datei an einem Kontakt ablegen

Öffne in FlowCRM den gewünschten Kontakt und wechsle zum Bereich Dateien. Dort lädst du Dokumente genauso hoch wie in FlowDrive, per Button oder per Ziehen in das Fenster. Ebenso funktioniert es an einem Projekt.

Wo die Dateien auftauchen

Alle so abgelegten Dateien sammelt FlowDrive im Geteilten FlowDrive unter dem verwalteten Ordner FlowCRM. Darin ist nach Kontakt und Projekt sortiert, sodass du jede Datei ihrem Ursprung zuordnen kannst.

Öffnest du den FlowCRM-Ordner, siehst du die Kontakte und Projekte, an denen tatsächlich Dateien hängen. Leere Kontakte werden nicht angezeigt.

Wer sieht diese Dateien

CRM-Dateien sind Teamdateien. Jede Person mit FlowCRM-Zugriff sieht sie. Das ist gewollt, denn Verträge und Unterlagen zu einem Kunden sollen dem ganzen Team zur Verfügung stehen. Möchtest du etwas wirklich nur für dich behalten, gehört es nach "Mein FlowDrive" und nicht an einen geteilten Kontakt.

Stolpersteine

• Der FlowCRM-Ordner ist verwaltet. Du kannst ihn nicht umbenennen, verschieben oder löschen. Er spiegelt nur, was in FlowCRM liegt. Eine Datei änderst oder entfernst du am Kontakt selbst.
• Private Kontakte landen woanders. Dateien eines Kontakts, der nur dir gehört und nicht geteilt ist, erscheinen in "Mein FlowDrive", nicht im FlowCRM-Ordner des Teams.
• Nur befüllte Einträge erscheinen. Ein Kontakt ohne Dateien taucht im FlowCRM-Ordner gar nicht erst auf. Sobald du die erste Datei anhängst, wird er sichtbar.