Wie teile ich eine Datei per Link?

Manchmal muss eine Datei an jemanden gehen, der gar keinen Zugang zur FlowSuite hat, zum Beispiel an einen Kunden oder einen externen Dienstleister. Dafür erstellst du einen öffentlichen Freigabelink. Wer den Link hat, kann die Datei ansehen, ohne sich anzumelden.

Einen Link erstellen

Fahre in der Dateiliste mit der Maus über die Zeile der Datei und klick auf das Teilen-Symbol. Es öffnet sich das Fenster Teilen.

Im Fenster stellst du ein:

• Passwort (optional): Vergib mindestens vier Zeichen, wenn der Link geschützt sein soll. Aus Sicherheitsgründen wird das Passwort nur einmal gesetzt und danach nie wieder angezeigt.
• Läuft ab am (optional): Wähle ein Datum, an dem der Link automatisch ungültig wird. Lässt du das Feld leer, bleibt der Link dauerhaft gültig.
• Herunterladen erlauben: Ist der Schalter aus, können Besucher die Datei nur ansehen, aber nicht speichern.

Ein Klick auf Link erstellen legt den Link an. Er erscheint danach oben unter den bestehenden Links, sodass du ihn kopieren und weitergeben kannst.

Links verwalten

Im selben Fenster siehst du alle bestehenden Links zu dieser Datei. Jeden davon kannst du wieder entfernen. Ist ein Link gelöscht, funktioniert er sofort nicht mehr, auch wenn ihn jemand gespeichert hat.

Stolpersteine

• Teilen ist eine Verwalten-Aktion. Das Teilen-Symbol erscheint nur, wenn du die Datei verwalten darfst. In einem eigenen Drive brauchst du dafür die Stufe Verwalten.
• Aus dem Papierkorb lässt sich nichts teilen. Eine gelöschte Datei kannst du nicht per Link freigeben. Stelle sie bei Bedarf zuerst wieder her.
• Das Passwort siehst du nur beim Setzen. Notiere es dir, wenn du es weitergeben willst. Nachträglich lässt es sich nicht mehr auslesen, nur neu setzen.
• Nur ansehen heißt nur ansehen. Ist das Herunterladen deaktiviert, kann der Empfänger die Datei im Browser betrachten, aber nicht speichern. Für vertrauliche Unterlagen ist das die sicherere Wahl.