Wie lege ich eine Veranstaltung an?

In FlowEvents dreht sich alles um deine Veranstaltungen: Seminare, Workshops und Tagungen. Eine neue Veranstaltung ist in wenigen Minuten angelegt. Hier gehst du Schritt für Schritt durch die Stammdaten.

Neue Veranstaltung starten

Öffne in der Seitenleiste unter FlowEvents den Punkt Veranstaltungen und klicke oben rechts auf Neue Veranstaltung. Du landest auf dem Formular mit den Stammdaten.

Die Stammdaten ausfüllen

1. Seminartyp wählen. Es gibt zwei Typen. Beim Offenen Seminar melden sich einzelne Teilnehmer an, und du verwaltest jede Person separat. Beim Inhouse-Seminar buchst du für eine Firma, und die Teilnehmer sind deren Mitarbeiter. Der Typ legt fest, wie später Anmeldung und Abrechnung funktionieren, deshalb triffst du diese Entscheidung zuerst.
2. Titel eingeben. Der Titel ist ein Pflichtfeld und erscheint überall dort, wo die Veranstaltung auftaucht.
3. Max. Teilnehmerzahl. Diese Zahl ist ein optionaler Richtwert für die Planung. Sobald sie erreicht ist, wandern weitere Anmeldungen automatisch auf die Warteliste.
4. Format und Struktur. Beim Format wählst du zwischen Vor Ort und Online. Bei der Struktur entscheidest du zwischen Eintägig und Mehrtägig. Mehrtägige Veranstaltungen bekommen mehrere Sessions mit eigenem Start- und Enddatum.
5. Optionen aktivieren. Über Schalter blendest du Tagungshäuser & Zimmer verwenden, Hausaufgaben erfassen und Unterschriften aktivieren ein. Diese Optionen kannst du jederzeit später wieder ändern.
6. Beschreibung und Preise. Ergänze eine kurze Beschreibung und hinterlege bei Bedarf den regulären, den ermäßigten und den Frühbucher-Preis. Die Preisfelder darfst du leer lassen und später ausfüllen.

Sessions und Notizen

Weiter unten legst du die Sessions an. Für jede Session gibst du einen Beginn an und ordnest optional ein Tagungshaus zu. Bei mehrtägigen Veranstaltungen kommt ein Enddatum dazu, bei Online-Formaten ein Feld für die Zugangsinformationen. Ganz unten kannst du interne Notizen hinterlegen, die nur du und dein Team sehen.

Zum Abschluss klickst du auf Veranstaltung erstellen. Danach öffnet sich die Detailansicht, in der du Teilnehmer verwaltest und alles Weitere steuerst.

Stolpersteine

• Titel fehlt. Ohne Titel lässt sich die Veranstaltung nicht speichern. Das ist das einzige echte Pflichtfeld in den Stammdaten.
• Seminartyp später ändern. Der Wechsel zwischen Offen und Inhouse betrifft die gesamte Anmelde- und Abrechnungslogik. Wähle den Typ gleich richtig, statt ihn später umzustellen.
• Tagungshäuser sind ausgeblendet. Bei einem Online-Format blendet FlowEvents die Zimmerverwaltung aus, weil sie dort keinen Sinn ergibt. Stelle das Format auf Vor Ort, wenn du Räume brauchst.
• Max. Teilnehmerzahl ist kein hartes Limit für die Anlage. Sie steuert nur die Warteliste. Du kannst die Zahl jederzeit anpassen.