Wie pflege ich Programm und Zeitplan eines Events?

Der Zeitplan einer Veranstaltung besteht in FlowEvents aus Sessions. Eine eintägige Veranstaltung hat eine Session, eine mehrtägige mehrere. Über die Sessions steuerst du, wann etwas stattfindet, an welchem Ort und, bei Online-Formaten, wie die Teilnehmer beitreten.

Wo du das Programm pflegst

Die Sessions legst du direkt im Formular der Veranstaltung an, also beim Erstellen oder später über Bearbeiten. Im Abschnitt Sessions gibst du für jeden Termin einen Beginn an. Bei mehrtägigen Veranstaltungen kommt ein Enddatum dazu, bei Online-Formaten ein Feld für die Zugangsinformationen. Optional ordnest du jeder Session ein Tagungshaus zu.

Die Übersicht der Veranstaltung

In der Detailansicht liefert dir der Reiter Übersicht den schnellen Blick auf den Stand: die Kapazitätsauslastung, die Verteilung der Teilnehmerstatus und eine Zahlungsübersicht.

In der Veranstaltungsliste siehst du außerdem die Spalte Nächste Session, damit du bei mehreren parallelen Seminaren sofort erkennst, was als Nächstes ansteht.

Struktur eintägig oder mehrtägig

Die Struktur in den Stammdaten entscheidet über die Form deines Zeitplans. Bei Eintägig genügt ein einzelnes Datum. Bei Mehrtägig legst du mehrere Sessions mit jeweils eigenem Start und Ende an, zum Beispiel Modul 1 am Vormittag und Modul 2 am Nachmittag oder verteilt über mehrere Tage. Die einzelnen Sessions sind später auch die Grundlage für die Anwesenheitserfassung und für die Zuordnung von Gasthörern.

Stolpersteine

• Beginn fehlt. Jede Session braucht einen Beginn. Ohne Startdatum lässt sich die Veranstaltung nicht speichern.
• Enddatum vor dem Beginn. Liegt bei einer mehrtägigen Session das Ende vor dem Start, blockiert das die Speicherung. Prüfe die Reihenfolge der Daten.
• Online ohne Zugangsinfo. Bei einem Online-Format erwarten deine Teilnehmer die Zugangsdaten. Trage sie in das dafür vorgesehene Feld der jeweiligen Session ein.
• Tagungshaus erst anlegen. Ein Tagungshaus kannst du einer Session nur zuordnen, wenn es bereits unter Tagungshäuser existiert. Lege den Ort bei Bedarf vorher an.
• Struktur nachträglich ändern. Der Wechsel zwischen eintägig und mehrtägig verändert, wie viele Sessions du pflegen kannst. Plane die Struktur möglichst von Anfang an passend.