Wie verwalte ich Veranstaltungsorte?

Wenn du deine Seminare immer wieder an denselben Orten durchführst, legst du diese Orte einmal als Tagungshäuser an und verwendest sie danach für beliebig viele Veranstaltungen. So musst du Adresse und Räume nie doppelt pflegen.

Tagungshäuser öffnen

Klicke in der Seitenleiste unter FlowEvents auf Tagungshäuser. Du siehst eine Liste mit Name, Ort, Adresse, Notizen und der Anzahl der zugeordneten Sessions.

Liste der Tagungshäuser

Ein neues Tagungshaus anlegen

Klicke oben rechts auf Neues Tagungshaus.
Trage den Namen ein. Der Name ist das einzige Pflichtfeld.
Ergänze Adresse, Ort und Land. Das Land ist mit Deutschland vorbelegt, du kannst es aber frei ändern.
In das Feld Notizen schreibst du interne Hinweise, zum Beispiel zur Anfahrt, zur Parksituation oder zu einem Ansprechpartner vor Ort.
Speichere. Das Tagungshaus steht danach sofort in der Auswahl bereit, wenn du bei einer Veranstaltung eine Session einem Ort zuordnest.

Zimmer zu einem Tagungshaus hinzufügen

Zu jedem Tagungshaus kannst du Zimmer pflegen. Klappe dazu ein Tagungshaus in der Liste auf und lege ein Zimmer an. Für jedes Zimmer gibst du an:

Name des Zimmers,
Zimmertyp: Einzelzimmer, Doppelzimmer oder Mehrbettzimmer,
Kapazität, also die Anzahl der Betten oder Plätze.

Diese Zimmer kannst du später bei einer Veranstaltung mit aktivierter Zimmerverwaltung auf die Teilnehmer verteilen.

Suchen und Bearbeiten

Über das Suchfeld filterst du die Liste nach Name oder Ort. Zum Ändern öffnest du ein Tagungshaus erneut und passt die Felder an. Gelöschte Tagungshäuser werden ausgeblendet, bleiben im Hintergrund aber erhalten, damit bestehende Veranstaltungen ihren Bezug behalten.

Stolpersteine

Name vergessen. Ohne Namen speichert das Formular nicht. Alle anderen Felder sind optional.
Zimmerverwaltung ist bei der Veranstaltung nicht aktiv. Räume und Betten kannst du nur zuweisen, wenn du in den Stammdaten der Veranstaltung die Option Tagungshäuser & Zimmer verwenden eingeschaltet hast. Ohne diese Option siehst du zwar das Tagungshaus, aber keine Zimmerverteilung.
Ort statt Adresse. Achte darauf, Ort und Adresse sauber zu trennen. Die Suche greift auf beide Felder zu, eine saubere Pflege erleichtert dir später das Wiederfinden.
Kapazität realistisch setzen. Die Kapazität eines Zimmers steuert später die Belegungswarnung. Trägst du sie zu hoch ein, warnt dich FlowEvents nicht mehr vor einer Überbelegung.