Wie verwalte und lade ich Teilnehmer ein?

Die Teilnehmer sind das Herzstück jeder Veranstaltung. In der Detailansicht einer Veranstaltung verwaltest du im Reiter Teilnehmer, wer angemeldet ist, in welchem Status sich jede Person befindet und wer auf der Warteliste steht.

Zur Teilnehmerliste kommen

Öffne eine Veranstaltung über Veranstaltungen und klicke sie an. Oben siehst du eine Kapazitätsleiste, darunter die Reiter Übersicht, Teilnehmer, Warteliste und Anwesenheit. Wechsle in den Reiter Teilnehmer.

Teilnehmer hinzufügen

1. Klicke auf Teilnehmer hinzufügen.
2. Wähle im Suchfeld einen Kontakt aus deinem FlowCRM aus. Findest du die Person nicht, legst du sie direkt über die Schnell-Anlage mit Name und E-Mail an, ohne den Dialog zu verlassen.
3. Lege die Rolle fest: reguläre Teilnehmer buchen den kompletten Ablauf, Gasthörer nehmen nur an einzelnen Sessions teil.
4. Wähle die Preisstufe: regulär, ermäßigt oder Frühbucher. Bei Bedarf trägst du einen abweichenden Preis für diese Person ein.
5. Ergänze optional eine Bemerkung und speichere.

Buchst du einen Gasthörer, musst du zusätzlich mindestens eine Session auswählen, an der er teilnimmt.

Die Status verstehen

Jeder Teilnehmer trägt einen Status:

• Angemeldet: die Person ist eingetragen, aber noch nicht final bestätigt.
• Bestätigt: die Teilnahme ist fix.
• Warteliste: die Veranstaltung ist voll, die Person rückt bei einer Absage nach.
• Storniert: die Teilnahme wurde abgesagt.

Die Kapazitätsleiste oben zeigt dir jederzeit, wie viele der geplanten Plätze bereits belegt sind. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, landen neue Anmeldungen automatisch auf der Warteliste. Von dort holst du im Reiter Warteliste einzelne Personen nach, sobald ein Platz frei wird.

Suchen, Filtern und Bearbeiten

Über das Suchfeld findest du einzelne Teilnehmer, über den Statusfilter blendest du zum Beispiel nur die bestätigten Personen ein. Zu jeder Zeile gehören Aktionen zum Bearbeiten und Stornieren.

Stolpersteine

• Kontakt ist schon eingetragen. Eine Person kann pro Veranstaltung nur einmal angemeldet werden. Ein zweiter Versuch mit demselben Kontakt wird abgewiesen.
• Gasthörer ohne Session. Ohne mindestens eine ausgewählte Session lässt sich ein Gasthörer nicht speichern.
• Frühbucher-Frist abgelaufen. Ist die Frühbucher-Frist überschritten, setzt FlowEvents automatisch den regulären Preis und weist dich mit einem Hinweis darauf hin. Es gibt keinen stillen Preiswechsel.
• Stornierte zählen nicht mehr mit. Stornierte Teilnehmer belegen keinen Platz mehr und tauchen in den meisten Auswertungen nicht auf, bleiben aber zur Nachvollziehbarkeit in der Liste sichtbar.