Wie werte ich Teilnehmer und Rückmeldungen aus und exportiere sie?

Am Ende einer Veranstaltung willst du wissen, wer teilgenommen hat, wie die Rückmeldungen ausfallen und du brauchst die Daten oft in einer Tabelle. FlowEvents bündelt dafür die Anwesenheitserfassung, die Feedback-Auswertung und mehrere Export-Listen.

Anwesenheit erfassen

In der Detailansicht einer Veranstaltung findest du den Reiter Anwesenheit. Dort hakst du je Session ab, wer anwesend war. Bei mehrtägigen Veranstaltungen erhältst du so ein Raster aus Teilnehmern und Sessions, und bei aktivierter Option kannst du zusätzlich abgegebene Hausaufgaben markieren.

Feedback auswerten

Sobald zu einer Veranstaltung Rückmeldungen vorliegen, erscheint der Reiter Auswertung mit der Zusammenfassung der Antworten. So siehst du auf einen Blick, wie die Bewertungen ausgefallen sind, ohne einzelne Bögen durchzugehen.

Listen exportieren

Oben rechts in der Detailansicht öffnest du über Exportieren ein Menü mit mehreren Listen:

• Kontaktliste mit den Stammdaten der Teilnehmer,
• Zimmerliste mit der Raum- und Bettenverteilung,
• Voll-Info-Liste, die alle Spalten der übrigen Listen zusammenführt,
• Kosten-/Zahlungsliste mit den Beträgen und dem Zahlungsstatus,
• Feedback exportieren, sofern Feedback für die Veranstaltung aktiv ist.

Beim Export wählst du, welche Teilnehmerstatus einbezogen werden. Standardmäßig sind die aktiven Teilnehmer, also angemeldete und bestätigte, vorausgewählt. Die Dateien kommen als Tabelle, die du in deiner Tabellenkalkulation weiterverarbeitest.

Stolpersteine

• Auswertung fehlt. Der Reiter Auswertung erscheint erst, wenn Feedback aktiv ist und mindestens eine Antwort vorliegt. Ohne Rücklauf gibt es nichts auszuwerten.
• Feedback-Export nur bei aktivem Feedback. Die Option Feedback exportieren taucht im Menü nur auf, wenn du Feedback für die Veranstaltung eingeschaltet hast.
• Stornierte fehlen im Standard-Export. Da nur aktive Status vorausgewählt sind, tauchen stornierte Teilnehmer zunächst nicht auf. Wähle die entsprechenden Status im Export-Dialog dazu, wenn du sie brauchst.
• Zimmerliste ohne Zimmerverwaltung. Eine sinnvolle Zimmerliste bekommst du nur, wenn du für die Veranstaltung Tagungshäuser und Zimmer aktiviert und Zimmer zugewiesen hast.
• Gasthörer und Anwesenheit. Gasthörer erscheinen im Anwesenheitsraster nur für die Sessions, für die sie gebucht wurden. Das ist gewollt, damit ihre Teilnahme session-genau bleibt.