Wie lege ich Projekte für die Zeiterfassung an und verwalte sie?

Projekte sind das Rückgrat der Zeiterfassung in FlowTime. Auf sie buchst du deine Zeiten, an ihnen hängen Stundensatz, Budget und Zugriff. In diesem Artikel erfährst du, wie du ein Projekt anlegst und danach verwaltest.

Die Projektliste

Öffne unter FlowTime den Punkt Projekte. Du siehst eine Liste deiner Projekte, umschaltbar über Tabs zwischen aktiven, archivierten und allen Projekten.

Ein neues Projekt anlegen

1. Klick oben rechts auf Neues Projekt hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialog.
2. Wähle unter Projektname ein bestehendes Kundenprojekt aus oder lege über "Neues Projekt anlegen" ein neues an. Legst du neu an, wählst du zusätzlich den Kunden aus oder erstellst auch diesen neu.
3. Wähle eine Projektfarbe. Damit erkennst du das Projekt später in Listen und Diagrammen schnell wieder.
4. Über den Schalter Projektzugriff legst du fest, ob das Projekt öffentlich ist (alle Teammitglieder haben Zugriff) oder privat (nur ausgewählte Mitglieder).
5. Mit dem Schalter Abrechenbar aktivierst du die Abrechnung. Dann gibst du zusätzlich den Stundensatz und die Währung an.
6. Klick auf Speichern.

Ein Projekt verwalten

Öffnest du ein Projekt über die Detailansicht, kannst du dort weitere Einstellungen pflegen:

• Team-Mitglieder Verwaltung: Bei privaten Projekten fügst du hier die Mitglieder hinzu, die Zeit auf das Projekt buchen dürfen. Bei öffentlichen Projekten ist das nicht nötig, da alle Zugriff haben.
• Projektzugriff und Ausblenden: Du kannst den Zugriff nachträglich ändern und ein Projekt aus den Listen ausblenden. Ausgeblendete Projekte bleiben über die Detailansicht verwaltbar.
• Stundensatz und Budget: Hier stellst du Abrechenbarkeit, Stundensatz, Budget-Typ und Budget-Betrag ein.

Archivieren und aktivieren

Ein abgeschlossenes Projekt musst du nicht löschen. Über das Archivieren deaktivierst du es global. Es verschwindet aus der aktiven Liste, bleibt aber im Tab Archiviert erhalten. Bei Bedarf aktivierst du es wieder. Auf ein archiviertes Projekt kannst du weiterhin nachträglich Zeit buchen, etwa für eine späte Abrechnung.

Stolpersteine

• Öffentliche Projekte brauchen keine Freigaben. Setzt du ein Projekt auf öffentlich, sind alle Freigaben hinfällig, denn jedes Teammitglied hat dann ohnehin Zugriff.
• Ausblenden ist nicht Archivieren. Ein ausgeblendetes Projekt ist weiter aktiv und bebuchbar, es taucht nur nicht mehr in der Liste auf. Ein archiviertes Projekt ist global deaktiviert.