Wie plane ich Schichten für mein Team?

Wenn dein Team in Schichten arbeitet, planst du diese in FlowTime direkt in einem Wochenraster. Du legst fest, welche Schichten an welchen Tagen stattfinden und wer sie übernimmt. Die Mitglieder sehen ihre zugewiesenen Schichten und können sie bestätigen.

Voraussetzung: Schichtsystem aktivieren

Die Schichtplanung ist nur sichtbar, wenn das Schichtsystem für dein Team eingeschaltet ist. Das aktivierst du als Owner in den FlowTime-Einstellungen über die Option "Schichtsystem aktivieren". Danach erscheinen in der Seitenleiste die Punkte Schichtarten, Schichtplan, Meine Schichten und Aktuelle Besetzung.

Schichtarten und Vorlagen anlegen

Bevor du planst, definierst du unter Schichtarten, welche Schichttypen es gibt, zum Beispiel Frühdienst und Spätdienst. Zu jeder Schichtart legst du Vorlagen mit Start- und Endzeit sowie einer Mindest- und Höchstbesetzung an. Aus diesen Vorlagen erzeugst du später mit einem Klick einen ganzen Wochenplan.

Einen Schichtplan erstellen

1. Öffne unter FlowTime den Punkt Schichtplan. Oben siehst du die Kalenderwoche mit dem Datumsbereich.
2. Existiert noch kein Plan für die Woche, klick auf Plan erstellen.
3. Du hast drei Möglichkeiten: aus deinen Vorlagen erstellen, den Plan der letzten Woche kopieren oder leer erstellen. Am schnellsten geht "Aus Vorlagen erstellen", weil FlowTime dann die Schichten für die ganze Woche automatisch anlegt.

Mitarbeiter zuweisen

Im Wochenraster steht jede Schichtart in einer Zeile, die Wochentage als Spalten. In jeder Zelle siehst du die Uhrzeiten und die aktuelle Besetzung, zum Beispiel 0 von 2. Klick auf Zuweisen, um ein Teammitglied für diese Schicht einzuteilen. Oben zeigen dir die Kennzahlen Schichten gesamt, Besetzung, Unterbesetzt und Bestätigungsrate den Stand des Plans.

Veröffentlichen

Solange der Plan im Status Entwurf ist, sehen die Mitglieder ihre Schichten noch nicht. Erst wenn du oben auf Veröffentlichen klickst, werden die zugewiesenen Schichten für das Team sichtbar. Jedes Mitglied findet seine Schichten unter Meine Schichten und kann sie dort bestätigen oder ablehnen.

Stolpersteine

• Ohne Schichtarten kein sinnvoller Plan. Lege zuerst Schichtarten und Vorlagen an, sonst hast du beim Erstellen aus Vorlagen nichts zur Auswahl.
• Nur der Owner und Berechtigte planen. Das Anlegen und Zuweisen von Schichten erfordert das Recht zur Schichtplanung. Die Selbstservice-Ansichten Meine Schichten und Aktuelle Besetzung bleiben für alle FlowTime-Mitglieder offen.
• Entwurf ist noch nicht sichtbar. Vergiss das Veröffentlichen nicht, sonst wartet dein Team vergeblich auf den Plan.