Welche Kontakte werden synchronisiert, private oder geteilte?

Im FlowCRM gibt es zwei Arten von Kontakten, und FlowContacts geht bewusst mit beiden unterschiedlich um. Wenn du verstehst, wo synchronisierte Kontakte landen, weißt du auch, wer sie sehen kann.

Private und geteilte Kontakte

• Private Kontakte gehören nur dir. Sie sind an dein Benutzerkonto gebunden und tauchen im Web unter Meine Kontakte auf. Kein anderes Teammitglied sieht sie.
• Geteilte Kontakte gehören dem Team. Jedes Teammitglied mit FlowCRM-Zugriff kann sie sehen und bearbeiten. Sie erscheinen im allgemeinen Kontaktverzeichnis.

Was FlowContacts synchronisiert

Kontakte, die vom iPhone kommen, legt FlowContacts als private Kontakte an. Das ist Absicht: Dein persönliches Adressbuch enthält oft Familie, Freunde und lose Bekanntschaften, die nicht automatisch für das ganze Team sichtbar sein sollen. Deshalb bleiben synchronisierte Kontakte zunächst privat und nur für dich sichtbar.

Die App sieht beim Abgleich sowohl deine privaten Kontakte als auch die geteilten Kontakte deines Teams. Neu vom Handy hinzugefügte Einträge werden aber immer privat gespeichert, nie ungefragt geteilt.

Einen privaten Kontakt für das Team freigeben

Wenn ein privater Kontakt doch für alle sichtbar sein soll, kannst du ihn im CRM einem Kunden oder dem Team zuordnen. Öffne dazu Meine Kontakte, wähle den Kontakt aus und nutze die Zuordnungsfunktion. Danach erscheint er im gemeinsamen Verzeichnis.

Stolpersteine

• Kontakt fehlt bei Kolleginnen und Kollegen: Wenn ein Teammitglied einen von dir synchronisierten Kontakt nicht findet, liegt das fast immer daran, dass er privat ist. Ordne ihn dem Team zu, damit er im geteilten Verzeichnis auftaucht.
• Vertrauliche Kontakte: Umgekehrt gilt: Solange ein Kontakt unter Meine Kontakte steht, sieht ihn nur du. Deine privaten Handy-Kontakte werden also nicht ungewollt für Kolleginnen und Kollegen sichtbar.