Wie bereinige ich Dubletten nach dem Sync?

Wenn nach dem Abgleich doppelte Kontakte auftauchen, kannst du sie in wenigen Schritten aufräumen. Ziel ist, pro Person genau einen sauberen und vollständigen Eintrag zu behalten und die überzähligen Kopien zu entfernen. Weil die Synchronisation beidseitig läuft, wirkt eine saubere Bereinigung auf beiden Seiten, in der App und im CRM.

Der schnellste Weg: direkt in der FlowContacts-App

Am einfachsten bereinigst du Dubletten direkt in der App auf dem Handy. Die App bietet dafür eine Massenzusammenführung, mit der du mehrere doppelte Einträge einer Person in einem Schritt zu einem Eintrag zusammenführst. Ebenso kannst du Kontakte direkt in der App löschen. Beides wird über die beidseitige Synchronisation zurück ins CRM übertragen, sodass danach auch dort nur noch der eine saubere Eintrag steht.

Beim Zusammenführen bleiben die Details der zusammengeführten Einträge erhalten, also Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Notizen. Du musst dich vorher nicht für einen besten Eintrag entscheiden, weil die Zusammenführung die Daten zusammenzieht.

Alternative am Desktop: Meine Kontakte im CRM

Wenn du lieber am Rechner arbeitest, kannst du die Kopien auch im CRM entfernen.

Schau dir die Kopien vorher kurz an und entscheide, welcher Eintrag am vollständigsten ist, also alle Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Notizen enthält. Diesen Eintrag behältst du. Falls eine Kopie ein Detail enthält, das dem besten Eintrag fehlt, öffne den besten Eintrag und ergänze das fehlende Detail dort von Hand, bevor du die Kopien löschst. So geht nichts verloren.

1. Öffne im FlowCRM den Bereich Meine Kontakte.
2. Setze links neben jeder überzähligen Kopie das Häkchen. Den Eintrag, den du behalten willst, lässt du unausgewählt.
3. Sobald mindestens ein Kontakt ausgewählt ist, erscheint oben die Aktionsleiste mit der Anzahl der ausgewählten Kontakte.
4. Klicke auf Ausgewählte löschen und bestätige die Rückfrage.

Danach bleibt nur noch der eine saubere Eintrag pro Person übrig.

Neue Dubletten vermeiden

Legst du im CRM von Hand einen Kontakt an, dessen Name bereits existiert, warnt dich das System mit einem Hinweis, dass möglicherweise schon ein passender Kontakt vorhanden ist. So kannst du entscheiden, ob du wirklich einen neuen Eintrag brauchst oder lieber den bestehenden pflegst.

Bei sehr vielen Dubletten

Wenn durch mehrere fehlgeschlagene Abgleiche sehr viele Dubletten entstanden sind, muss nicht alles von Hand aufgeräumt werden. Wende dich in dem Fall an den Support. Für solche Fälle gibt es eine automatische Bereinigung, die zusammengehörende Kopien erkennt, die Unterdaten wie Nummern und Timeline-Einträge auf einen Eintrag zusammenzieht und die Kopien entfernt.

Stolperstein

Nutze zum Zusammenführen von Dubletten am besten die Massenzusammenführung in der App oder die Mehrfachauswahl im CRM. Vermeide es, denselben Kontakt gleichzeitig auf beiden Seiten von Hand unterschiedlich zu bearbeiten, während ein Abgleich läuft, damit sich die Änderungen nicht überschneiden.