Was bedeutet Meine Kontakte und wann ist ein Kontakt privat oder geteilt?

In der Seitenleiste findest du unter Kontakte zwei Listen: Meine Kontakte und Geteilte Kontakte. Beide zeigen Kontakte, aber nach unterschiedlicher Logik. Wer das einmal verstanden hat, wundert sich nie wieder darüber, warum eine Kollegin einen Kontakt nicht sieht.

Meine Kontakte

Meine Kontakte zeigt alle Kontakte, die dir gehören, also die du angelegt hast. Egal ob privat oder mit dem Team geteilt: Wenn du der Ersteller bist, taucht der Kontakt hier auf.

Das ist dein persönlicher Arbeitsbereich. Hier landen zum Beispiel Kontakte, die du aus deinem Adressbuch übernommen hast, oder Leute, die du erst einmal für dich notierst.

Geteilte Kontakte

Geteilte Kontakte zeigt alle Kontakte des Teams, unabhängig davon, wer sie angelegt hat. Jede Person mit FlowCRM-Zugriff sieht diese Kontakte, kann sie öffnen, bearbeiten und ihre Timeline lesen.

Privat oder geteilt: was entscheidet das?

Entscheidend ist eine einzige Eigenschaft am Kontakt: Ist er dem Team zugeordnet oder nicht.

• Privat: Der Kontakt gehört nur dir. Niemand sonst im Team sieht ihn, auch die Team-Inhaberin nicht.
• Geteilt: Der Kontakt gehört dem Team. Alle mit FlowCRM-Zugriff sehen ihn.

Beim Anlegen entscheidest du das über den Ort: Legst du den Kontakt in Geteilte Kontakte an, heißt der Dialog "Neuen Team-Kontakt anlegen" und der Kontakt ist sofort für alle sichtbar. Legst du ihn in Meine Kontakte an, bleibt er privat.

Einen Kontakt nachträglich teilen

Öffne den Kontakt und nutze die Aktion zum Teilen mit dem Team. Ab dann erscheint er zusätzlich in den geteilten Kontakten. Umgekehrt kannst du die Freigabe auch wieder zurücknehmen, dann ist er nur noch für dich sichtbar.

Stolpersteine

• Deine geteilten Kontakte stehen in beiden Listen. Das ist kein Fehler. "Meine Kontakte" filtert nach Ersteller, "Geteilte Kontakte" nach Team. Ein von dir angelegter und geteilter Kontakt erfüllt beide Bedingungen.
• Kunde verknüpfen macht einen Kontakt zum Teamkontakt. Sobald du einen Kontakt mit einem Kunden verknüpfst, gehört er in den geteilten Bereich, denn der Kunde ist teamweit sichtbar.
• Verknüpfung aufheben macht ihn wieder privat. Klickst du beim Kontakt auf Verknüpfung aufheben, wird die Verbindung zum Kunden getrennt und der Kontakt wandert zurück in deinen privaten Bereich. Für Kolleginnen und Kollegen sieht das so aus, als wäre er gelöscht worden. Er ist es nicht, er ist nur nicht mehr geteilt.
• To-Dos und E-Mail-Historie gibt es nur bei geteilten Kontakten. Bei einem privaten Kontakt fehlen diese beiden Reiter bewusst, weil sie an Teamdaten hängen.