Wie lege ich einen Kontakt, eine Firma und ein Projekt an, und wie hängen die zusammen?

Im FlowCRM arbeitest du mit drei Bausteinen, die aufeinander aufbauen: dem Kunden (die Firma oder die Person, mit der du Geschäft machst), dem Kontakt (der Mensch, mit dem du sprichst) und dem Projekt (die konkrete Zusammenarbeit). Wenn du diese drei Ebenen einmal verstanden hast, findest du dich im gesamten Modul sofort zurecht.

Kunde anlegen

Der Kunde ist die oberste Ebene. Öffne links in der Seitenleiste unter FlowCRM den Punkt Kunden und klicke oben rechts auf Neuen Kunden anlegen.

Im Dialog gibst du den Namen ein, dazu Adresse, E-Mail und Telefonnummer, soweit du sie hast. Welcher Kundentyp vorausgewählt ist, also B2B (Firmenkunde) oder Privatkunde, legst du einmalig in den Einstellungen unter Team, Einstellungen, FlowCRM fest. Im Dialog kannst du den Typ trotzdem jederzeit umstellen.

Die Kundennummer musst du nicht selbst pflegen. Sie wird beim Speichern automatisch vergeben und erscheint direkt unter dem Namen in der Detailansicht.

Kontakt anlegen und mit dem Kunden verknüpfen

Ein Kontakt ist eine einzelne Person. Gehe auf Geteilte Kontakte und klicke auf Neuen Kontakt anlegen.

Pflicht sind nur Vorname und Nachname. Alles andere, also Anrede, Titel, Position, Unternehmen, Geburtstag, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, kannst du sofort oder später ergänzen. Ein Kontakt kann übrigens mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern haben, jeweils mit eigener Bezeichnung wie geschäftlich oder privat.

Die Verbindung zum Kunden stellst du in der Kundenansicht her: Öffne den Kunden und klicke im Block Verknüpfte Kontakte auf Kontakt verknüpfen. Ab diesem Moment taucht die Person beim Kunden auf, und der Kontakt zeigt in seiner Detailansicht an, mit welchem Kunden er verknüpft ist.

Projekt anlegen

Ein Projekt gehört immer zu genau einem Kunden. Du legst es entweder direkt in der Kundendetailansicht im Block Projekte des Kunden an oder über Projekte in der Seitenleiste und dann Neues Projekt erstellen.

Pflichtfelder sind der Projektname und der Kunde. Falls der Kunde noch nicht existiert, kannst du ihn im Dialog über Neuen Kunden anlegen direkt mit erfassen.

Wie die drei zusammenhängen

• Ein Kunde kann viele Kontakte und viele Projekte haben.
• Ein Projekt hängt immer an genau einem Kunden.
• Ein Kontakt kann mit einem Kunden verknüpft sein, muss es aber nicht. Ohne Verknüpfung bleibt er eine eigenständige Person in deiner Kontaktliste.

Stolpersteine

• Reihenfolge: Lege erst den Kunden an, dann Kontakte und Projekte. Sonst musst du die Verknüpfung nachträglich setzen.
• Verknüpfung aufheben: Wenn du in der Kontaktansicht auf Verknüpfung aufheben klickst, wird der Kontakt vom Kunden gelöst und wandert zurück in deinen privaten Bereich. Er verschwindet dann aus den geteilten Kontakten des Teams.
• Doppelte Namen: Ein Kunde namens "Anna Müller" und ein Kontakt namens "Anna Müller" sind zwei verschiedene Datensätze. Bei Einzelunternehmern ist das normal, verwechsle die beiden Ansichten aber nicht.