Wie sehe ich die Aktivitäten und E-Mails zu einem Kontakt?

Jeder Kontakt hat eine eigene Historie: was besprochen wurde, wer wann angerufen hat, welche E-Mails rausgegangen sind. Im FlowCRM liegt das an zwei Stellen, direkt in der Kontaktansicht.

Die Timeline: alles, was du festhältst

Öffne einen Kontakt. Rechts siehst du die Reiter Timeline, To-Dos und E-Mail-Historie. Die Timeline ist die Standardansicht.

Oben in der Timeline steht ein Eingabefeld mit dem Platzhalter "Was ist passiert? Notizen, Gesprächsinhalte, etc...". So legst du einen Eintrag an:

1. Schreib in das Feld, was passiert ist.
2. Wähle links das Datum. Voreingestellt ist heute, du kannst aber auch nachtragen.
3. Wähle den Typ des Eintrags. Zur Auswahl stehen unter anderem Notiz, Meeting, E-Mail, Anruf, Nachricht, Kaffee, Essen, Networking und Sonstiges.
4. Prüfe den Bezug, also ob der Eintrag am Kontakt, am Kunden oder am Projekt hängt.
5. Klicke auf den Senden-Pfeil.

Der Eintrag erscheint sofort in der Liste, mit Typ, Autor und Zeitangabe. Über die Symbole am Eintrag kannst du ihn nachträglich bearbeiten oder löschen.

Weil die Timeline pro Eintrag einen Typ kennt, wird sie zur echten Kundenakte: Du siehst auf einen Blick, ob ihr telefoniert habt oder nur gemailt.

Die Notizen: der Steckbrief

Links unter dem Namen liegt zusätzlich das Feld Notizen. Das ist kein Verlauf, sondern ein Dauertext: Dinge, die immer gelten, zum Beispiel "spricht kein Deutsch" oder "will nur nachmittags Termine". Klick hinein, tippe, fertig.

Die E-Mail-Historie

Der Reiter E-Mail-Historie zeigt die E-Mails, die die Plattform an diesen Kontakt verschickt hat.

Oben rechts filterst du nach Herkunft:

• Alle: alles, was zu diesem Kontakt erfasst wurde.
• FlowSend: Newsletter und Kampagnen, bei denen die Empfängeradresse zu diesem Kontakt gehört.
• FlowSupport: Support-Korrespondenz.

Steht dort "Keine E-Mails gefunden", wurde für diesen Kontakt schlicht noch nichts verschickt.

Stolpersteine

• Die E-Mail-Historie ist kein Postfach. Sie zeigt, was die Plattform gesendet hat, nicht deinen persönlichen Mailverkehr aus Outlook oder Gmail. Was du dort schreibst, hältst du am besten als Timeline-Eintrag vom Typ E-Mail fest.
• Die Zuordnung läuft über die E-Mail-Adresse. Wenn eine Kampagne an eine Adresse ging, die am Kontakt nicht hinterlegt ist, taucht sie hier nicht auf. Pflege alle Adressen einer Person am Kontakt.
• To-Dos und E-Mail-Historie gibt es nur bei geteilten Kontakten. Bei privaten Kontakten fehlen diese Reiter, weil die zugehörigen Daten am Team hängen.
• Timeline-Einträge gehören dem Team. Sobald der Kontakt geteilt ist, lesen alle mit FlowCRM-Zugriff deine Einträge mit. Vertrauliches gehört nicht dorthin.